Glowdia Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 24.8.2018

1. Rekisterin pitäjä

Glowdia Oy (“Glowdia”) Juoksukuja 3 b 10, 90670 Oulu Y-tunnus: 2900835-6

2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Katariina Penttilä 044 070 3682 [email protected]

3. Rekisterin nimi

Glowdia Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeus ja peruste

Asiakkaalla on mahdollisuus tilata Glowdian verkkosivuilta sisustussuunnittelupaketteja, jotka toteutetaan ja toimitetaan etänä Glowdian verkkosivustolle. Jotta asiakas voi tilata sisustussuunnitelmia ja Glowdia voi toimittaa asiakkaan tilauksen, on asiakkaan rekisteröidyttävä Glowdian sivuston käyttäjäksi. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Glowdian asiakkaan ja Glowdian välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen;
• sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen, asiakassuhteemme hoitaminen;
• asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi, sähköinen ja suoramarkkinointi;
• mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

Monien muiden sivustojen tapaan tallennamme käyttäjistä muun muassa seuraavia tietoja: IP-osoite, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, tulo- ja lähtösivut, palveluntarjoaja, päivämäärä- ja aikatiedot sekä demografisia tietoja kuten ikä ja sukupuoli.  Emme koskaan yhdistä tietoja siten, että niistä paljastuisi yksittäisen asiakkaan identiteetti vaan tietoja käsitellään koko asiakaskannan pohjalta palvelun laadun parantamiseksi. Käytämme näitä tietoja esim. Markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

5. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan henkilötietoja:

• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, käyttäjätunnus* ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana*, maa;
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*;
• yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yrityksen y-tunnus  ja yhteyshenkilöiden nimet* sekä yhteystiedot*;
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot, kuten  käyttäjäprofiili, chat-keskustelut, sähköpostikeskustelut ja muut yhteydenotot, asiakkaan itse syöttämät tiedot ja kuvat;
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys  sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6. Mistä saamme tietoja?

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltä ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat;
• Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia sopimussuunnittelijoita ja alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Kotisivupalvelimen teknisellä ylläpitäjällä (Suomen Paikallinen Mainostoimisto -verkosto Oy) on pääsy kotisivujen tietoihin. Ylläpitäjällä ei ole oikeutta käyttää tietoja omassa liiketoiminnassaan ja ylläpitäjä toimii vastuullisesti, hyvien käytäntöjen ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tiedot on suojattu monimutkaisilla salasanoilla, palomuureilla ja muilla tavanomaisilla tietoturvatoimenpiteillä tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan. Tiedot sijaitsevat fyysisesti tarkkaan vartioidussa palvelinsalissa EU:n alueella. Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien tapojen mukaisesti. Tietokantaan on pääsy vain Suomen Paikallinen Mainostoimisto -verkosto Oy:n työntekijöllä. Rekisteristä ei tehdä fyysisiä kopioita eikä aineistoa käsitellä manuaalisesti. Tietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille pakottavan sääntelyn nojalla. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole Glowdia Oy:n tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytetään?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme henkilötietoja viisi (5) vuotta, perustuen kodin kunnostamisen ja sisustamisen pitkäaikaisuuteen. Uutiskirjeen tilanneiden asiakkaiden henkilötiedot poistetaan kyseiseltä sähköpostituslistalta, kun asiakas peruuttaa uutiskirjeen tilauksen. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä. Mikäli käytämme EU:n ulkopuolisia palveluita, käytämme ainoastaan Privacy Shield -sertifioituja palveluntarjoajia, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta allekirjoittamalla. Privacy Shield -sopimuksen. Tällaisia palveluita ovat mm. Google Analytics ja Mailchimp.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut henkilötiedot ja kuvat sekä vaatia virheellisten tietojen oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.  Henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käyt säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.